行政へ提出する「上申書」とは
「上申」の意味は、意見を上の者に申し述べることです。行政へ提出する「上申書」は、一般的には要望、提案、申し出、苦情、訴えなどを地方自治体や官公庁に対して提出するための文書をいいます。
行政へ提出する上申書を書く際の一般的な手順と内容は以下のとおりです。
作成手順
書式とフォーマット
官公庁によって提供される公式の上申書フォームを使用することがあります。これを使用する場合、指示に従って情報を記入します。
フォーマットが提供されていない場合、A4サイズの白い紙に、日付、提出者の氏名、住所、連絡先情報、提出先の官庁や担当者の情報など、必要な基本情報を記入します。上申書は、ビジネス文書でも使用するので、上申書テンプレートを参考にして、作成するとよいでしょう。
タイトルと宛名
文書の上部に、提出する書類が何であるかを明確に示すタイトルを記入します。例えば、「上申書」と明示します。または、要望をプラスして記載する「●●上申書」と記載してもいいです。
宛名には、提出先の官庁名、部署、担当者名、所在地などを記入します。処分権限を有する行政庁を記載することが重要です。
内容
上申書の本文では、提出者の要望、提案、苦情、申し出などを明確にかつ具体的に説明します。
事実に基づいた情報を提供し、根拠となる資料や証拠があれば添付します。
文書の内容は明瞭で、簡潔な言葉で表現し、冗長性を避けます。
署名と日付
上申書の最後に、提出者の記名押印（又は署名捺印）と日付を記入します。押印廃止の流れで、署名（または記名）のみでも受付されることがありますが、記名押印（又は署名捺印）がない場合、文書が正式に受理されないことがあります。
添付資料
必要な場合、上申書に関連する資料や証拠を添付します。これにより、提出内容が裏付けられます。
提出
書類が完了したら、提出先の行政に提出します。提出方法や受付窓口に関する情報は、行政のウェブサイトや案内を確認します。
上申書を書く際には、誠実かつ明確に情報を記載し、公的な手続きや要求に従うことが重要です。また、提出先の役所や官庁の規則やガイドラインに従うことも必要です。
鈴木 篤
特定行政書士。合同会社法テック代表社員の鈴木です。実務のスペシャリストの行政書士を育てることが日本社会の発展に貢献するとの思いから行政書士カレッジを運営しています。
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