【郵便サービス】行政書士が実務で利用する郵便について│信書が送れるサービス

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【郵便サービス】行政書士が実務で利用する郵便について│信書が送れるサービス

行政書士の実務で利用する機会の多い郵便サービス。行政書士になる前は、年賀状や手紙を送る際に利用していたと思います。実は、郵便サービスの種類はたくさんありますが、うまく使いこなすことができると実務を円滑に回すことができます。

この記事では、新人行政書士向けに、行政書士がよく使う(知っておくべき)郵便サービスを紹介します。

この記事でわかること。

  • 行政書士の実務で主に利用する郵便サービス
  • 信書とは何か
  • 郵便を利用した法的効果
  • 知っておくと便利な郵便サービス

※この記事は、2022年5月10日時点の情報に基づき記述しています。

郵便サービス

契約書等の書面は、郵便局等の信書を取り扱いことが認められた事業者を利用して送付しなければなりません。

日本では、「郵便の役務をなるべく安い料金で、あまねく、公平に提供する」ため、郵便法により(郵便法第1条)、日本郵便株式会社に郵便サービスの提供を義務づけています(郵便法第2条)。

また、郵便のユニバーサルサービス(社会全体で均一に維持され、誰もが等しく受益できる公共的なサービス)の確保に支障を及ぼさないという観点から、手紙やはがきなどの「信書」は、総務大臣の許可を受けた信書便事業者に限って、その送達が認められています。

なお、郵便サービスでも信書を送ることができないサービスがあります。ゆうパック、ゆうメール、ゆうパケット、クリックポストなどでは信書を送ることができません。

意思表示の効力

六法のイラスト

郵便サービスを利用した法的効果は、意思表示の効力を及ぼすことです。

意思表示の効力が発生する時期には、相手方に到達した時に発生する「到達主義」と、その発信した時に発生する「発信主義」があります。

許認可申請等で、消印有効(通信日付印)とあれば「発信主義」となります。申請者と提出先である行政庁等との地理的距離の差をなくすようにすることで公平性を保とうを考えます。

例えば、補助金の提出先の窓口が東京都のケースでは、沖縄県や北海道など、提出先窓口から遠い申請者は、配達日数が多くかかる分、申請書類を早く提出しなくてはなりません。そうすると、申請書類の作成期間が短くなり、距離が離れた申請者が不利になってしまいます。

なお、消印有効の場合、土日や平日夜遅くまで営業している郵便局に持ち込むことで、申請期限に間に合わせることができます。自身の事務所の近くにある、夜間や土日営業している郵便局を確認しておきましょう。

一方、●月●日必着と記載があれば「到達主義」となります。後続の手続に影響を及ぼすおそれのある書類は到達主義になると考えられます。

民法第97条(意思表示の効力発生時期等)
1 意思表示は、その通知が相手方に到達した時からその効力を生ずる。
2 相手方が正当な理由なく意思表示の通知が到達することを妨げたときは、その通知は、通常到達すべきであった時に到達したものとみなす。
3 意思表示は、表意者が通知を発した後に死亡し、意思能力を喪失し、又は行為能力の制限を受けたときであっても、そのためにその効力を妨げられない。

参考までに、国税庁ホームページに税務書類の発信主義と到達主義の告示があります。

行政書士の実務上、依頼者から書類を収集する時は、いつまでに送ってもらうかを伝えます。送ってもらう日付は、「必着」、「送付希望」、「なるべくお早め」などの文言で伝えるようにしましょう。申請期限があるものは、必着で指定するか、なるべく早めに送ってもらうように伝えるようにするといいでしょう。

また、案内書を送る際に返信用レターパックを同封しておけば、返信用レターパックの追跡番号で、依頼者さんが送ったか追跡ができます。

信書とは

信書とは、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」となります。(郵便法第4条第2項、民間事業者による信書の送達に関する法律第2条第1項)

つまり、信書は、相手が指定され、考えや思い等が、記載された文書をのことである。

行政書士が受任した業務では、ほとんどの書類が信書に該当します。信書かどうかの判断が難しい場合は、信書が送れるサービスを利用するのが無難です。

行政庁によっては、信書が送れるサービスで送らないと、申請を受け付けないとしているところもあります。

参考までに信書の具体例は、以下となります。

信書に該当する文書

  • 請求書
  • 納品書
  • 領収書
  • 見積書
  • 願書
  • 申込書
  • 申請書(許認可申請書など)
  • 申告書(確定申告書など)
  • 会議招集通知
  • 結婚式等の招待状
  • 産業廃棄物管理票
  • 合格証書
  • 依頼書
  • 契約書
  • 注文書
  • 報告書(給与支払報告書、調査報告書など)
  • 許可書(免許証、営業許可証など)
  • 証明書(住民票、戸籍謄本など)
  • ダイレクトメール(文書に受取人が記載されている文書など)
  • 履歴書 ※1
  • 自動車検査証(車検証)

 

※1 履歴書は、一般的に、応募する会社等に対し自らの経歴や資格等の情報を通知する文書であり、応募者から会社等に送付する場合は、特定の受取人に事実を通知する文書となるため、信書に該当します。
なお、会社等から応募者に履歴書を単体で返送する場合は、会社等から応募者に対して意思を表示したり事実を通知する文書ではないため、信書には該当しません。ただし、会社等による選考後、当該履歴書を応募者に返送する場合は、応募者への合否の通知(信書)を同封する際は、郵便(信書便)で送付する必要があります。

信書に該当しない文書

  • 書籍
  • 新聞
  • 雑誌
  • 会報
  • 手帳
  • カレンダー
  • 裁判記録
  • 作文
  • カタログ
  • 小切手
  • 商品券
  • 図書券
  • 乗車券(定期券、入場券、航空券)
  • クレジットカード
  • キャッシュカード
  • 会員カード(入会証、ポイントカード)
  • ダイレクトメール(街頭や店頭で配布されるパンフレットやチラシ)
  • 取扱説明書
  • 定款(会社の定款など) ※2
  • 約款
  • 論文
  • 作文
  • 俳句
  • 設計図

 

総務省 信書のガイドライン

※2 総務省関東総合通信局へ確認したところ、「定款の場合、既に定められているものであり、何かを証明するものではないため、信書に該当しない。」とのことです。

郵便物の種類

郵便を送付するサービスはたくさんあります。一例をあげると以下のようなサービスです。

  • 第1種郵便物(手紙)
  • 第2種郵便物(はがき)
  • 第3種郵便物(雑誌などの定期刊行物
  • 第4種郵便物(通信教育用郵便物など)
  • 国際郵便(EMS)
  • レターパック
  • ゆうメール
  • ゆうパック

この中で実務上頻繁に使うのは、第1種郵便物(手紙)とレターパックです。この2つのサービスを使いこなせるようにしましょう。

他には、第2種郵便物(はがき)は、年賀状、暑中見舞い、挨拶状などを送る際に利用します。国際郵便(EMS)は、外国人の在留資格関連を扱うのであれば、利用することがあるかもしれません。

主なサービスをまとめた一覧は以下となります。よく利用するサービス名は赤字にしています。

主な郵便サービス一覧

サービス名 サイズ 厚さ 重 量 料 金 信書送付 追跡
三辺合計 縦x横(cm)
ミニレター 16.4×9.2 1cm ~25g 63円 オプション
第1種郵便物
定型郵便物
23.5×12 1cm ~25g 84円 オプション
~50g 94円 オプション
スマートレター 25×17 2cm ~1kg 180円 ×
レターパックライト(青) 34×24.8 3cm ~4kg 370円
レターパックプラス(赤) 3cm超 ~4kg 520円
第1種郵便物
定型外郵便物(規格内)
34×25 3cm ~50g 120円 オプション
~100g 140円 オプション
~150g 210円 オプション
~250g 250円 オプション
~500g 390円 オプション
~1kg 580円 オプション
第1種郵便物
定型外郵便物(規格外)
90 縦60 ~50g 200円 オプション
~100g 220円 オプション
~150g 300円 オプション
~250g 350円 オプション
~500g 510円 オプション
~1kg 710円 オプション
~2kg 1040円 オプション
~4kg 1350円 オプション
ゆうメール 34×25 3cm ~150g 180円 × オプション
~250g 215円 × オプション
~500g 310円 × オプション
~1kg 360円 × オプション
ゆうパケット 60 1cm ~1kg 250円 ×
2cm ~1kg 310円 ×
3cm ~1kg 360円 ×
ゆうパック 60 ~25kg 810~1550円 ×
80 ~25kg 1030~1760円 ×
100 ~25kg 1280~2010円 ×
120 ~25kg 1530~2270円 ×
140 ~25kg 1780~2550円 ×
160 ~25kg 2010~2770円 ×
170 ~25kg 2340~3160円 ×

 

第1種郵便物

一般的な書類を封筒などで送るサービスで、普通郵便と言われています。

郵便窓口で、封筒を持ちこみ「普通でお願いします。」と伝えると、こちらのサービスになります。

サイズや重量により「定形郵便物」、「定形外郵便物 規格内」、「定形外郵便物 規格外」の3種類に分かれます。このサービスは信書が送れるので、行政への申請書類の送付、依頼者への請求書や領収書の送付など、最も利用するサービスです。

しかし、2021年10月から、配達に要する日数が増えてしまい、かつ、土曜日の配達もされなくなりました。急ぎの場合は、料金が加算されますが、速達などのオプションを利用して送ります。または、レターパックライトを利用します。実務上はレターパックライトの利用が多いです。

第1種郵便物のオプションサービスは、速達、書留、特定記録、内容証明などがあります。送る目的によりオプションを適切に選択する必要があります。行政書士の実務上よく使用するものは、速達、簡易書留、特定記録です。クーリング・オフの書面の送付などでは、内容証明のオプションを利用します。

レターパック

レターパックも実務上よく利用するサービスです。もちろん信書の送付が可能です。

2021年10月から普通郵便の配達日数が増えてから、レターパックを使用することが多くなったと思います。レターパックは、第1種郵便物よりも短期間での配送で、標準で追跡可能であり、ポストへ出すことができます。第1種郵便物の追跡サービスを利用する場合、追跡が可能な特定記録などのオプションを窓口で手続しなければなりません。郵便窓口が閉まった後でもいいので、やはりレターパックは重宝されます。

レターパックは、レターパックライトとレターパックプラスの2種類があります。金額は、レターパックライトが370円、レターパックプラスが520円です。レターパックプラスの場合、対面での配達が可能で、厚さ3cmを超えるものも送れます。

在留カードや許可証等の原本を送付する際は、対面式のレターパックプラス(赤)で送ると安心です。

オプションサービス

郵便のオプションサービスを説明します。ここで説明する以外にもオプションサービスはありますが、実務でよく使うオプションサービスを説明します。

書留

一般・現金・簡易書留の3種類があります。引受けから配達までの郵便物等の送達過程を記録し、郵便物等が壊れたり、届かなかった場合に、原則として差出しの際お申し出のあった損害要償額の範囲内で、実損額が賠償されます(ゆうパックを除く)。

基本的に、対面での受取となるため、相手方から受取拒否される可能性があります。また、不在の場合、保管期間(原則7日間)を過ぎてしまうと返送されます。

一般書留

引受けから配達までの送達過程を記録し、万が一、郵便物等が壊れたり、届かなかった場合に、実損額が上限500万円まで賠償されます。加算料金は435円(賠償額10万円)となります。さらに、損害要賠償額5万円ごとに21円が加算されます。

ゆうメールの場合は、加算料金は380円(賠償額10万円)となります。さらに、損害要賠償額5万円ごとに21円が加算されます。ゆうメールも実損額上限は500万円となります。

内容証明郵便は、一般書留とセットになります。

現金書留

現金送付専用の一般書留です。専用封筒はのし袋も入る大きさとなり、お祝いや弔慰金などを送ることができます。賠償の上限は50万円となります。加算料金は435円(賠償額1万円)となります。さらに、損害要賠償額5000円ごとに10円が加算されます。

簡易書留

一般書留に比べて、料金が安い書留サービスです。ただし、賠償額は、原則5万円までの実損額となります。簡易書留は引受けと配達のみの記録となります。加算料金は320円となります。

ゆうメールの場合も同様に加算料金320円(損害額5万円)となります。

特定記録

郵便物やゆうメールの引受けを記録するサービスです。配達の際は受取人の郵便受箱に配達されます。引き受けの記録として、受領証を受け取ることが可能です。特定記録の加算料金は160円となります。ゆうメールも同様の料金です。

インターネット上で配達状況の確認も可能で、郵便物を差し出した記録を残したいときにおすすめです。ただし、後述する、内容証明郵便のように、郵便物の中の書面の内容についての証明を行うことはできません

相手方が不在の場合、内容証明郵便は返送されますが、特定記録なら郵便受箱に配達されるため、相手に読んでもらう可能性が高くなります。

郵便受箱に配達されるだけなので、差出人の意思表示が相手方に到達した証明とはならない可能性があります。相手方に確実に意思表示を伝えるためには、配達証明付きの内容証明郵便を使うことになります。

配達証明

一般書留とした郵便物や荷物について、配達したという事実を証明するサービスです。ただし、郵便物等の実際の受取人が誰であるかを証明するものではありません。本人が受け取ったことを証明するには本人限定受取のオプションにします。

配達証明の加算料金は320円となります。

内容証明

一般書留郵便物の内容文書について証明するサービスです。いつ、いかなる内容の文書を誰から誰あてに差し出されたかということを、差出人が作成した謄本によって郵便局が証明する制度です。ただし、文書の内容が真実であるかどうかを証明するものではないことに注意しましょう。

クーリング・オフなどの契約解除の期間が定まっている場合や消滅時効を中断する場合などに利用されています。

受取人へ送達する文書を「内容文書」といいます。内容文書を謄写した書面を「謄本」といい、差出人および差出郵便局で保管されます。

また、電子内容証明サービス(e内容証明)では、インターネットで24時間受付がされています。

内容証明の加算料金は440円(2枚目以降は260円増)となります。

債権(売掛金など)の消滅時効を中断する必要がある場合、請求書を送って催告することで、消滅時効を中断させることができます(民法147条)。ただし、民法153条により6ヶ月以内に裁判等を提起する必要があります。請求書が相手方に届いたことを証明する必要があるので、実務上は配達証明付き内容証明郵便で送ります。

配達証明のオプションを付けることで、郵便が配達されれば、郵便局から配達証明書が交付されるため、文書が相手方に届いたことを証明することができます。

本人限定受取

郵便物等に記載された人(または差出人が指定した人)のみが受け取ることができる郵便サービスです。

差し出す場合は、郵便局の窓口で手続を行います。ポストへの投函はできません。

本人確認レベル、配達サービスの有無、本人確認情報の差出人への伝達の有無等により、基本型、特例型または特定事項伝達型の3種類から選ぶことができます。

(※)特定事項伝達型は、代人を指定できません。また、当社が別に定める郵便局のみでのお取り扱いとなります。また、特定事項伝達型は、本人確認書類の住所が配達した住所と異なる場合、郵便物が配達されません。例えば、住所変更していない運転免許証などです。

本人限定受取の加算料金は105円となります。一般書留(ゆうパックの場合はセキュリティサービス)とする必要があります。

受取場所
基本型 郵便窓口
特例型 郵便窓口 または 名あて人本人に配達
特定事項伝達型 (郵便局指定の)郵便窓口 または 名あて人本人に配達

相手方が不在等の場合は、一定期間保管後に差出人に返送されます。

その他の郵便サービス

ここからは、実務ではほぼ使用しませんが、便利なサービスを紹介します。豆知識的に読んでいただければと思います。

エコーはがき

広告が掲載されているはがきで通常よりも5円安く送れます。

お手紙文例集(レターなび)

郵便局公式ホームページにて、300以上の豊富な文例と、マナー・手紙の書き方が解説されています。

ビジネス、お礼、お見舞い、お祝い、お悔み、年賀状、暑中見舞いなどの文例があります。

郵便物の取戻し請求

  1. 郵便物を入れたポストに書かれた集配局を調べる。ほとんどの場合ポストの集配時刻プレートに書いてあります。
  2. その集配局に行き、窓口にて『取り戻し請求』する。
  3. その請求の際に必要となるのは、身分証明書・印鑑・手数料。

 

なお、手数料は局内での郵便物の処理具合によって異なります。お申し込みにかかった切手代等の料金は返金されません。(配達郵便局に請求の場合420円、その他の郵便局に請求の場合580円)

Webレター

Webレターとは、WordまたはPDFファイルをアップロードし、差出人・宛先を入力するだけで、文面印刷・宛名印刷・封筒詰め・切手貼り付け・発送・配達までを日本郵便が一括で行う、郵便発送サービスです。

急なお知らせや案内状、通知書、毎月の請求書・会報等の大量発送業務を、日本郵便が1通99円で行ってくれます。

日本郵便の完全自動化された機械にて印刷・封入・封かん作業が行われるため、封筒詰め等の人的ミスの心配は不要です。

  • A4白黒印刷 99円(税込) 追加5円(税込)/1ページ
  • A4カラー印刷 146円(税込) 追加52円(税込)/1ページ

なお、行政書士は報酬を受領した場合、職印を押印した領収証の発行義務があります(行政書士法施行規則第10条)。請求書についてはこのサービスの利用が可能ですが、2022年4月時点の行政書士法令では利用はできないと考えていいでしょう。今後、デジタル化の流れにより、領収証への職印押印が改正される可能性もあるため、こういったサービスがあるということだけでも知っておくといいでしょう。

行政書士法施行規則 第10条(領収証)
行政書士は、依頼人から報酬を受けたときは、日本行政書士会連合会の定める様式により正副二通の領収証を作成し、正本は、これに記名し職印を押して当該依頼人に交付し、副本は、作成の日から五年間保存しなければならない。

Web速達

急ぎの文書を送りたい場合に利用可能です。当日の配達が可能なサービスです。メールやFAXが無い人宛に文書を送る際に利用できます。

  • A4白黒 1枚524円 追加32円/1ページ
  • A4カラー 1枚544円 追加52円/1ページ

※(内容文書は1通あたり最大5枚まで)

おわりに

いかがでしたでしょうか。

郵便サービスは行政書士の実務で切っても切れないサービスです。どの郵便サービスを利用することが、依頼者とのトラブルを避けることができるのか。許認可等の取得を最短で行えるのか。郵便サービスを使いこなすことで、業務をスムーズにこなせることを願っています。

行政書士カレッジ 編集部

行政書士カレッジは、実務に関する教材や書式の販売。また、開業や実務に関する情報提供をしています。